Inspección de Hacienda a tu empresa: qué esperar y cómo prepararte

Recibir una notificación de la Agencia Tributaria inquieta a cualquiera, incluso a quien lleva la contabilidad al día. Una inspección de Hacienda no significa que hayas hecho algo mal: puede nacer de un cruce automático de datos, de un descuadre entre declaraciones o de un criterio aleatorio. Lo que marca la diferencia es llegar con la documentación ordenada y conocer tus derechos.Desde Xterna, asesoría fiscal en Barcelona, acompañamos a pymes en procedimientos de la AEAT. En este artículo te explicamos qué es una inspección de Hacienda, qué motivos suelen provocarla, qué te piden, qué plazos marca la ley y qué hacer desde el primer día.

Qué es una inspección de Hacienda y en qué se diferencia de una comprobación

Una inspección de Hacienda es el procedimiento con el que la Agencia Tributaria comprueba que lo que has declarado coincide con tu actividad real. La inspección examina, entre otras cosas, documentos, libros, contabilidad, facturas, justificantes y bases de datos informatizadas, y puede abarcar varios impuestos y ejercicios a la vez.No toda carta de Hacienda es una inspección. Si la remite una unidad de gestión tributaria, lo habitual es una comprobación limitada: más acotada, centrada en un impuesto y un ejercicio, y que se puede contestar aportando la documentación pedida. En una inspección propiamente dicha hay comunicación de inicio, comparecencias y diligencias, y la Administración puede pedir toda la contabilidad. Por eso lo primero es leer qué unidad firma la carta y qué se revisa.

Motivos para una inspección de Hacienda: los más habituales en pymes

Hacienda cruza los datos de tus modelos con los de bancos, clientes y proveedores. Estos son los motivos para una inspección de Hacienda que más se repiten:

• Descuadres entre modelos trimestrales y resumen anual, por ejemplo entre los modelos 303 y 390 de IVA.
• Devoluciones de IVA elevadas o recurrentes sin una justificación clara.
• Pérdidas continuadas durante varios ejercicios, sobre todo si la actividad sigue con normalidad.
• NIF intracomunitario solicitado sin operaciones reales que lo justifiquen.
• Gastos deducibles dudosos, como viajes, gasolina o teléfono sin relación demostrable con la actividad.
• Ingresos bancarios que no cuadran con lo declarado. Si cobras por Bizum en tu negocio, revisa la nota aclaratoria de Hacienda sobre pagos por Bizum en empresas.
• Subvenciones que no se han declarado correctamente.

También existen inspecciones aleatorias, sin una causa concreta, que no se pueden evitar. Lo que sí puedes controlar es que tu contabilidad y tus declaraciones cuenten la misma historia. Para entender cómo cambian las obligaciones según dónde tributa tu empresa, consulta las obligaciones fiscales de las pymes en Cataluña.

Qué te piden en una inspección de Hacienda

La documentación depende de los impuestos y ejercicios que se revisan, pero en una pyme suele incluir:

• Facturas emitidas y recibidas, con numeración, datos fiscales, bases e IVA.
• Libros registro de IVA y contabilidad.
• Declaraciones y autoliquidaciones del periodo inspeccionado.
• Extractos bancarios, contratos y albaranes.
• Justificantes de gastos y la correspondencia con trascendencia tributaria.

Como contribuyente, tienes que atender a la inspección y prestarle colaboración, y si te requieren debes personarte. Además, los empresarios deben conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años a partir del último asiento, así que conviene tener un archivo ordenado, mejor si es digital.

Fases y plazos de una inspección de Hacienda

El procedimiento sigue, a grandes rasgos, cuatro pasos:

• Comunicación de inicio, que indica los impuestos y ejercicios afectados.
• Actuaciones: solicitud de documentación, comparecencias y visitas, que se recogen en diligencias.
• Propuesta de regularización y trámite de audiencia para presentar alegaciones.
• Acta, que puede ser de conformidad, con acuerdo o de disconformidad.

Estos son los plazos que conviene tener claros: El plazo ampliado no se aplica solo a casos complejos. La ley lo prevé, por ejemplo, cuando la cifra anual de negocios de la empresa alcanza el umbral que obliga a auditar sus cuentas o cuando forma parte de un grupo en consolidación fiscal. El plazo se cuenta desde la notificación del inicio hasta la notificación del acto resultante, y la comunicación de inicio te informa del plazo que te corresponde.

Tipos de acta y reducción de sanciones

Al final del procedimiento, la inspección levanta un acta. Su tipo condiciona la sanción que puedes tener que pagar: Además, la sanción restante se reduce un 40 % adicional si la ingresas en el plazo de pago voluntario y no interpones recurso ni reclamación (esta reducción no se aplica a las actas con acuerdo). En el acta de conformidad, la liquidación se entiende producida si en el plazo de un mes no se notifica ningún acuerdo del órgano liquidador. Firmar o no firmar es una decisión con consecuencias económicas, y conviene tomarla con tu asesor fiscal al lado.

Qué hacer ante una inspección de Hacienda

Este es el orden que recomendamos seguir desde que llega la carta:

• Lee la carta completa: unidad que la envía, impuestos, ejercicios, documentación y fecha de comparecencia.
• No dejes pasar los plazos de respuesta.
• Avisa a tu asesor el mismo día, antes de contestar nada.
• Reúne la documentación y comprueba que cuadra con tus declaraciones.
• Lee las diligencias antes de firmar y deja constancia de tu disconformidad si no estás de acuerdo.

Representación ante una inspección de Hacienda

No tienes que afrontar el procedimiento en primera persona. La ley permite que actúes por medio de un representante, que puede ser un asesor fiscal, con el que se entenderán las sucesivas actuaciones. Tener a alguien que conoce tu contabilidad y habla el lenguaje de la inspección reduce el riesgo de errores al contestar requerimientos y firmar diligencias.

Si los inspectores se presentan en tu local

Para entrar en tus locales de negocio, los inspectores necesitan un acuerdo de entrada de la autoridad administrativa, salvo que tú o quien custodie el local deis vuestro consentimiento. Si necesitan acceder a un domicilio constitucionalmente protegido, hace falta autorización judicial. Ante una visita sin aviso, atiende con amabilidad, pide la identificación y llama a tu asesor.Cada procedimiento tiene sus particularidades: consulta tu caso con tu asesor antes de firmar o contestar.

Asesoría para una inspección de Hacienda en Barcelona

En Xterna, asesoría fiscal en Barcelona, revisamos contigo la carta de Hacienda y preparamos tu documentación. Con treinta años de trayectoria, acompañamos a pymes de Barcelona en sus obligaciones fiscales, contables y laborales.Si has recibido una notificación de Hacienda o quieres revisar tu situación antes de que llegue, contacta con nuestro equipo y lo revisamos contigo.