La llegada del sistema VeriFactu marca un antes y un después en la forma en la que las empresas deben gestionar su facturación.
Desde la Agencia Tributaria se ha establecido una normativa clara: las facturas emitidas deben estar trazadas, registradas en tiempo real y cumplir con una serie de requisitos técnicos que aseguren su autenticidad e integridad.
En este contexto, adaptar tu software contable a VeriFactu no es una opción: es una necesidad. Pero no te preocupes, no estás solo.
En este artículo de Xterna vamos a guiarte paso a paso para que entiendas qué implica esta adaptación, qué herramientas existen, cómo evitar errores frecuentes y qué debes tener en cuenta si ya trabajas con soluciones como Anfix, Quipu, o cualquier ERP.
¿Qué es VeriFactu y por qué es obligatorio?
VeriFactu es un sistema de facturación electrónica desarrollado por la AEAT (Agencia Tributaria Española) que regula cómo deben emitirse y registrarse las facturas de autónomos, pymes y empresas. Tiene como objetivos principales:
- Luchar contra el fraude fiscal.
- Registrar automáticamente las facturas emitidas.
- Garantizar la trazabilidad de la información.
- Establecer un formato único, seguro y estandarizado.
A partir de 2026, todas las empresas deberán cumplir con esta normativa, y eso implica tener un software de facturación VeriFactu compatible.
Paso 1: Verifica si tu software actual es compatible con VeriFactu
Antes de hacer cambios, es fundamental que revises si el software que estás utilizando ya tiene habilitada la integración con VeriFactu.
Hoy en día, existen múltiples herramientas compatibles con VeriFactu, entre ellas:
- Holded
- Biloop – ERP Loop
- A3 (Wolkers kluwer)
- Anfix Verifactu, Factursol, Billin, Sage 50, entre otros.
Si tu software actual no es compatible, tendrás que cambiar de herramienta o integrar una solución externa que cumpla los requisitos técnicos de la AEAT.
Paso 2: Cómo adaptar mi contabilidad a VeriFactu
Adaptar tu contabilidad a VeriFactu requiere revisar tres aspectos:
1. Emisión de facturas en formato estructurado
Tu software debe poder generar archivos en el formato que establece la AEAT, con campos técnicos obligatorios como el hash de firma, el identificador de factura, el QR, etc.
2. Envío automático a la AEAT
La herramienta debe estar habilitada para enviar las facturas electrónicas en tiempo real al sistema de VeriFactu, sin intervención manual.
3. Conservación y trazabilidad
Los documentos deben almacenarse de forma segura durante al menos 4 años y deben ser accesibles para inspecciones o auditorías.
Paso 3: Integra VeriFactu con tu ERP o software de gestión
Muchas pymes ya trabajan con sistemas ERP para la gestión de stock, finanzas, RRHH, etc. Si este es tu caso, es importante evaluar si puedes integrar Verifactu con tu ERP actual o necesitas añadir un módulo externo.
Los ERP consolidados en el mercado, como Holded, Biloop – ERP Loop o A3 (Wolters Kluwer), ya se encuentran adaptados a la normativa vigente en materia de facturación. Si tu sistema es más personalizado o antiguo, puede que requiera desarrollos adicionales.
Contar con un integrador o proveedor IT que comprenda esta transición puede marcar la diferencia entre cumplir con la ley y tener problemas administrativos.
Paso 4: ¿Qué herramientas elegir para cumplir con VeriFactu?
En este punto, es normal sentirse desbordado ante tantas opciones. Lo esencial es elegir una herramienta que se adapte no solo a la ley, sino también a la forma en que trabajas.
Hoy en día se pueden encontrar varias soluciones de software que incluyen integraciones compatibles con VeriFactu, como Holded, Biloop – ERP Loop o A3 (Wolters Kluwer), entre otras.
Cada una responde a perfiles de usuario y necesidades diferentes, por lo que conviene revisar su documentación oficial y confirmar con cada proveedor qué funcionalidades ofrecen en relación con VeriFactu.
Además, destacan opciones como Holded, que ya ofrece una plataforma integral en la nube con facturación, contabilidad, gestión de proyectos, CRM y otras funcionalidades de gestión.
Lo que importa realmente es que el software que elijas:
- Genere facturas en el formato estructurado exigido.
- Permita el envío automático a la AEAT.
- Ofrezca soporte técnico fiable.
- Pueda crecer contigo si tu empresa evoluciona.
La inversión no está solo en cumplir la normativa, sino en aprovechar esta transición para digitalizar y simplificar tu contabilidad.
Errores comunes al adaptar tu software contable a VeriFactu
Muchas empresas han cometido errores durante esta transición. Aquí algunos de los más frecuentes y cómo evitarlos:
- Asumir que el software se actualizará solo: verifica con tu proveedor que estén implementando VeriFactu activamente.
- No formar al equipo contable: cambian flujos de trabajo y validaciones, por lo que una buena formación es esencial.
- No hacer pruebas previas: antes del envío masivo, realiza pruebas internas para verificar la emisión y recepción con AEAT.
No considerar la escalabilidad: Algunas herramientas no están preparadas para manejar un volumen alto de facturas.
Da el paso hacia la contabilidad digital con una solución VeriFactu a tu medida
Adaptarse a VeriFactu no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Con la herramienta adecuada y una implementación bien planificada, puedes transformar esta obligación legal en una oportunidad para automatizar, ordenar y digitalizar tu contabilidad.
En Xterna creemos que la tecnología debe facilitar el trabajo, no complicarlo. Por eso contamos con un equipo especialista en asesoría contable en Barcelona que te guiará en la transición.
Contacta con nosotros y trabajemos juntos en VeriFactu.
Preguntas frecuentes sobre software compatible con VeriFactu
La AEAT podría imponer sanciones. Además, no podrás emitir facturas válidas según la nueva normativa.
Consulta con tu proveedor o revisa en su documentación si incluyen la funcionalidad Verifactu o envío automático a la AEAT.
Ambos proveedores han comunicado que están trabajando en integraciones con VeriFactu.
Dependerá del proveedor y si ya cuentas con un sistema adaptable. Algunas herramientas ofrecen planes gratuitos o bonificaciones del Kit Digital para facilitar esta transición.