Cuando gestionas una empresa o trabajas en ella, hay trámites fiscales que parecen simples formularios, pero que tienen un impacto directo en tu nómina y en la relación con Hacienda. Uno de los más importantes es el modelo 145, un documento que permite comunicar a la empresa tu situación personal y familiar para calcular correctamente la retención del IRPF en tu salario.
Muchas pequeñas y medianas empresas en España se encuentran con dudas frecuentes: cuándo se debe presentar, quién tiene que rellenarlo o qué ocurre si no está actualizado.
Comprender bien este modelo no solo evita errores en las nóminas, también ayuda a prevenir regularizaciones inesperadas en la declaración de la renta. Por eso, en este artículo de Xterna te explicamos de forma clara qué es el modelo 145, para qué sirve y cuándo conviene actualizarlo.
Qué es el Modelo 145 y para qué sirve
El modelo 145 es el documento que utiliza un trabajador para comunicar a su empresa sus datos personales y familiares relevantes para el cálculo de la retención del IRPF en la nómina. A través de este formulario se informa, por ejemplo, del estado civil, número de hijos, discapacidad o situaciones familiares que puedan influir en el porcentaje de retención aplicable.
Este documento no se presenta directamente ante la Agencia Tributaria. En realidad, se entrega a la empresa o al departamento de recursos humanos para que puedan calcular correctamente el tipo de retención que corresponde según la normativa del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). La empresa, como pagadora de los rendimientos del trabajo, tiene la obligación de aplicar ese porcentaje en cada nómina.
Para las pymes, el modelo 145 es una herramienta fundamental en la gestión laboral. Permite ajustar las retenciones de manera correcta desde el inicio de la relación laboral, evitando diferencias importantes cuando el trabajador presenta su declaración anual de la renta. Si los datos personales no están actualizados, el cálculo puede resultar incorrecto y generar regularizaciones posteriores.
Cuándo se debe presentar el Modelo 145
El Modelo 145 debe entregarse principalmente al comenzar una relación laboral. Es habitual que la empresa lo solicite durante el proceso de contratación para poder calcular correctamente la retención de IRPF desde la primera nómina.
Sin embargo, su presentación no se limita únicamente al inicio del contrato. También es necesario actualizar el modelo cuando se producen cambios en la situación personal o familiar del trabajador que puedan afectar al cálculo del impuesto. Algunos ejemplos habituales incluyen el nacimiento de un hijo, un cambio en el estado civil o el reconocimiento de una discapacidad.
Qué información incluye el Modelo 145
El modelo 145 de la Agencia Tributaria recoge una serie de datos personales y familiares que permiten determinar el tipo de retención aplicable en el IRPF. El objetivo es adaptar la retención a la situación real del trabajador, teniendo en cuenta circunstancias que pueden reducir la carga fiscal.
Entre la información que se incluye en el formulario se encuentran diferentes apartados que el trabajador debe completar con precisión. Estos datos son los que utiliza la empresa para aplicar el porcentaje de retención correspondiente en la nómina.
Los principales datos que recoge el modelo son:
- Datos identificativos del trabajador.
- Situación familiar (soltero, casado, con hijos, etc.).
- Número de hijos u otros descendientes a cargo.
- Existencia de ascendientes dependientes.
- Grado de discapacidad del trabajador o familiares.
- Pensiones compensatorias o anualidades por alimentos.
- Movilidad geográfica por cambio de residencia laboral.
Cada uno de estos elementos puede influir en el cálculo del porcentaje de retención. Por ejemplo, tener hijos o personas dependientes a cargo puede reducir el tipo aplicado en la nómina, lo que implica que el trabajador tendrá más liquidez mensual.
Qué ocurre si el Modelo 145 no está actualizado
Uno de los errores más habituales en la gestión de nóminas es no actualizar el modelo 145 cuando cambian las circunstancias personales del trabajador. Aunque en muchos casos no genera problemas inmediatos, puede provocar diferencias importantes en la declaración de la renta.
Si el modelo no refleja correctamente la situación familiar, la empresa aplicará un tipo de retención que puede ser superior o inferior al que corresponde. Cuando la retención es demasiado baja, es posible que el trabajador tenga que pagar una cantidad mayor al presentar su declaración de IRPF. En cambio, si la retención es demasiado alta, la Agencia Tributaria devolverá parte del importe.
Desde el punto de vista de la empresa, trabajar con información actualizada reduce el riesgo de incidencias en la gestión laboral. Además, facilita justificar ante Hacienda que el cálculo de retenciones se ha realizado conforme a los datos comunicados por el trabajador.
Cómo rellenar correctamente el Modelo 145
Completar el modelo 145 de retenciones del IRPF no suele ser complicado, pero es importante hacerlo con atención para evitar errores en la información comunicada a la empresa.
- Indica primero los datos identificativos básicos: nombre, NIF y domicilio.
- Selecciona tu situación familiar, señalando si estás casado, si tienes descendientes a cargo o personas dependientes.
- Declara posibles circunstancias adicionales que puedan afectar al cálculo del IRPF, como discapacidad, pensiones compensatorias o cambios de residencia por motivos laborales.
- Revisa el formulario antes de entregarlo, asegurándote de que todos los apartados están correctamente cumplimentados.
- Un error o dato incompleto puede alterar la retención aplicada en la nómina.
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Nuestro equipo de asesoría laboral en Barcelona revisa la documentación laboral, te orienta en la correcta utilización del modelo 145 y te ayuda a mantener toda la información actualizada.
Si necesitas rellenar o actualizar el Modelo 145, comunicar cambios en tu situación personal o asegurarte de que tus retenciones de IRPF son correctas, en Xterna te ayudamos a gestionarlo con claridad, rigor y tranquilidad.
Preguntas frecuentes sobre Modelo 145
Sí, el modelo 145 es obligatorio cuando un trabajador inicia una relación laboral y la empresa necesita calcular la retención del IRPF en la nómina. Este documento permite comunicar la situación personal y familiar del trabajador. Sin esa información, la empresa aplicará una retención estándar que puede no reflejar correctamente la situación real.
No existe una obligación de presentarlo cada año si no han cambiado las circunstancias personales. Sin embargo, siempre que se produzca un cambio relevante (como el nacimiento de un hijo, matrimonio o reconocimiento de discapacidad) es recomendable presentar un nuevo modelo 145 actualizado para ajustar la retención.
No. El modelo 145 de la Agencia Tributaria no se entrega directamente a Hacienda. El trabajador lo facilita a su empresa, que lo utiliza para calcular el porcentaje de retención en la nómina y conservarlo como documentación justificativa.
Si el trabajador no entrega el modelo, la empresa aplicará un tipo de retención más alto por defecto. Esto no supone una sanción, pero puede provocar que el trabajador tenga una retención mayor en la nómina hasta que se entregue el documento correctamente cumplimentado.
No. La empresa no puede modificar los datos del modelo 145 porque la información corresponde al trabajador. Lo que sí puede hacer es solicitar que se actualice si detecta que hay cambios en la situación personal que puedan afectar al cálculo del IRPF.
Muchas empresas permiten enviar el modelo por medios digitales, como plataformas de recursos humanos o correo electrónico. Lo importante es que el documento esté firmado y que el departamento de administración pueda conservarlo como justificante.
Sí, porque determina el porcentaje de retención aplicado durante el año. Si el modelo 145 refleja correctamente la situación del trabajador, es más probable que el resultado de la declaración de la renta esté equilibrado, evitando pagos elevados o devoluciones excesivas.